PROJECT: INTRODUCCIÓN A LA HERRAMIENTA MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project:

Microsoft Project es un programa o software para la Gestión de Proyectos. Es una herramienta de Administración de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

Triángulo del Proyecto: En Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto son:

• Tiempo: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo.

• Dinero: El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

• Ámbito: Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.

Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.

La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.

Iniciando Microsoft Project: Vamos a ingresar dando clic en el menú inicio, seleccionar programas, después seleccionar Microsoft Office y después seleccionar Microsoft Project. (puede ser que en todos los equipos no funcione estos pasos, pero lo importante es que lo busque por programas).

BARRA DE HERRAMIENTAS

Entre ellas encontramos las opciones:

TAREAS

Calendario: permitirá ver las fechas de programación de una tarea determinada.

Diagrama de gantt: Mejor conocido como HOJA DE TAREAS. Es en esta ventana donde iremos a declarar todas y cada una de las tareas que se realizaran en el proyecto.

Diagrama de Red: a medida que se introducen las actividades se irá generando el diagrama de red, el que representará la ruta critica, te acuerdas del diagrama de red que tu realizaste? Pues bien la aplicación también lo genera, el hecho de que tú lo realizaras es para que sepas de donde salen las cosas.

Gantt de Seguimiento: Permite ver qué porcentaje de una tarea se ha ejecutado o desarrollado.

Uso de Tareas: Permite ver el tiempo destinado asignado a la ejecución o realización de una tarea.

Grafico de Recursos: Permite ver gráficamente la asignación o sobre asignación de los recursos, además de las fechas de programación y el porcentaje asignado de cada recurso en la realización de una tarea.

Tambien encontramos

RECURSOS, PROYECTOS, VISTA y FORMATOS

COMO HACER MI PRIMER PROYECTO

Pasos a seguir para hacer mi primer proyecto en Microsoft Project:

1. Cuando inicie primero configure la fecha de comienzo del proyecto. Esto lo puede realizar por el Menú proyecto, y selecciona Información del proyecto.

En la siguiente ventana podemos configurar la fecha de comienzo del proyecto, que calendario vamos a utilizar, y desde que fecha queremos que empiece la programación.

En el campo Fecha de Hoy el sistema coloca automáticamente la fecha que tenga el computador y en el campo fecha de fin en la coloca a medida que se vaya programando la va ajustando.

2.configurar el Calendario Laboral: para configurar el calendario laboral, vamos al Menú herramientas y seleccionamos la opción calendario laboral. aparece la siguiente ventana:

3. Ingresar las actividades en la pantalla que aparece cuando seleccionamos el Menú Ver y Diagramas de Gantt.

Como hacerlo: Primero nos ubicamos en la fila 1. En la columna de Nombre de Tarea escribimos A, y en la columna duración escribimos 2d.

Al hacer el ejercicio el calcula automáticamente las fecha comienzo y fin. Para la primera actividad debe seleccionar la misma de fecha de comienzo del proyecto.

Vamos a ingresar en la segunda fila la Actividad B y en duración ingresamos 1d. Esta actividad de acuerdo a la tabla propuesta tiene una actividad predecesora que es la A, por lo tanto en la columna predecesora colocamos es el número de la fila donde se encuentra la actividad A que es después de ingresar esta actividad podemos ver al lado derecho el diagrama de gantt que él hace automáticamente.

GESTIÓN Y PROGRAMACIÓN DE RECURSOS

Los Recursos son las personas, lugares y elementos necesarios para realizar una tarea. Si no asigna recursos a las tareas, será más difícil controlar la terminación de las mismas y habrá menos flexibilidad en la planificación.

Los Recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las tareas de un proyecto. Project se enfoca en los siguientes aspectos de los recursos:

Disponibilidad: Determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer.

Costos: Hacen referencia al importe que será necesario para pagar a esos recursos.

Tipos de Recursos:

Project trabaja con dos tipos de recursos:

• Recursos de Trabajo
• Recursos Materiales

Los de trabajo, son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto. A continuación encontrará ejemplos de recursos de trabajo:

Campos más importantes de la Hoja de Recursos:

• Nombre de los Recursos: En este campo colocamos el nombre del recurso, puede ser el nombre de una persona, el cargo de una persona, una máquina, una herramienta, papel, etc.

• Tipo: En este campo hay dos opciones, Trabajo o Material. Normalmente seleccionamos Trabajo cuando son recursos como personas o Equipamiento; y Material cuando son elementos de consumo que durante el proyecto se acaban.

• Capacidad Máxima: Porcentaje máximo o número de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea. El valor de capacidad máxima indica la capacidad más alta para trabajar que tiene un recurso. El valor predeterminado es 100 por ciento.(Se habilita solo para recursos de tipo Trabajo).

• Tasa Estándar: Tasa base que se asigna a los recursos [como personas, equipamiento o material] y que Project utiliza para calcular los costos totales de los recursos.

• Costo/Uso: Tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula sólo una vez.

• Acumular: Este campo le permite seleccionar entre tres opciones: Al comienzo, Al final, Prorrateo. Tiene que ver como el va acumulando los costos del recurso dentro del proyecto.

• Calendario Base: Aquí permite seleccionar un calendario para el recurso. Lo que indica que dentro de un proyecto podemos tener varios calendarios.

Asignación de Recursos:

Se asignan recursos a las tareas para clarificar la responsabilidad de realización de las mismas. La asignación de recursos también ayuda a determinar cuánto tardará en realizarse una tarea, y si se lleva a cabo un seguimiento de los costos, cuánto costará la tarea. Un recurso puede ser una única persona, como el recurso Luís Ramírez, o puede ser un grupo, por ejemplo, Albañiles. Puede ser un elemento de equipamiento como una grúa o un PC. O puede ser el material consumido durante la realización de la tarea.

Se definen como Recursos a todo el Personal, equipamiento y material utilizados para completar las tareas de un proyecto. Se conoce como Asignación al recurso específico asignado a una tarea concreta.

Se conoce como Sobreasignación al resultado de asignar a un recurso más tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible. Microsoft Project determina los recursos que están sobreasignados tomando como base los valores de trabajo y duración de las tareas asignadas, el número máximo de unidades disponibles para el recurso y el calendario utilizado por el recurso.

La Disponibilidad es la indicación de cuándo y por cuánto tiempo puede programarse un recurso para un trabajo asignado.

ESTIMACIÓN DE COSTOS EN UN PROYECTO:

La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto.

Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos. Para obtener unas estimaciones realistas de costos, puede revisar los datos históricos que va a utilizar como base para la introducción de información de costos en Microsoft Project.

MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como materiales. Las tasas pueden ser de tipo estándar, de horas extras o tasas por uso. La tasa de horas extra no está disponible para los recursos materiales. Para los recursos de trabajo, los tres tipos de tasa están disponibles.

Pasos a seguir:

• Establecer tasas de pago y tarifas para recursos: Si desea introducir tasas y tarifas por uso para recursos como, por ejemplo, personas y equipo, para que Microsoft Project calcule los costos totales correspondientes a los recursos, las tareas asignadas y la totalidad del proyecto.

• Establecer costos fijos de tareas: Si introduce una cantidad establecida para el uso o adquisición de recursos como, por ejemplo, equipo, Microsoft Project puede incorporar este costo fijo al costo total de las tareas de resumen y del proyecto completo.

• Establecer costos de material: Si piensa utilizar recursos consumibles, por ejemplo suministros. Microsoft Project puede calcular los costos totales de estos recursos materiales a partir de las tasas de pagos y las cantidades que se han introducido.

• Cambiar las tablas de tasas en una asignación de recursos: Si desea aplicar tasas de recursos introducidas en tablas de tasas diferentes.

Establecer tasas de pago y tarifas para recursos

Microsoft Project calcula los costos correspondientes a los recursos basándose en las tasas de trabajo normal y de horas extra, o en los costos por uso que se han introducido, o bien se puede introducir un costo de asignación único.

Introducir tasas de recursos: Si desea que Microsoft Project calcule los costos totales de los recursos basándose en las tasas que se introduzcan para cada recurso. Conviene observar que Microsoft Project puede calcular costos totales en cuanto se asignan a tareas recursos basados en tasas y recursos con costos por uso.

Introducir un costo por uso: Si desea introducir las tarifas que los recursos pueden cargar por asignación de tarea.

Introducir un costo de asignación de recursos único: Si desea introducir una cantidad de costo total de recursos para una asignación de recursos que no requiera trabajo. Por ejemplo, si un recurso ha de realizar un desplazamiento para completar una asignación, los pasajes de avión se pueden asignar como un costo de asignación de recursos único porque no requerirán trabajo.

Configuración de tasas de costos: Para configurar los costos de los recursos podemos ingresar por la hoja de recursos, dando clic en vistas y en hoja de recursos.

CREACIÓN DE UN INFORME PERSONALIZADO

Project incorpora informes utilizados para imprimir información del proyecto en formatos distintos ó para ofrecer información que no se muestra en una tabla ó vista predefinida. Project incorpora 25 informes predefinidos en cinco grupos de informes. Podemos crear los informes a partir de cero, podemos modificar un informe existente, ó podemos crear un informe nuevo basándose en un filtro de informe con ciertos parámetros.